Arhivska knjiga
U skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, sva pravna lica (kao i preduzetnici), se obavezuju na vođenje i čuvanje arhivske knjige. Vođenje i čuvanje arhivske knjige nije novina, ali novina su kazne koje su predviđene za nepoštovanje ove obaveze. One iznose od 50.000 do 2.000.000 dinara, za pravna lica, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom subjektu.
Naša arhivska knjiga iz Pantheona prati kompletan proces za evidentiranje, vođenje i predaju nadležnom Istorijskom arhivu.
Ares za arhivsku knjigu se jednostavno postavlja i nezavistan je od drugih aresa, e-dokumentacije i ostalih dodataka u Pantheonu.
Ares se jednokratno plaća.
Za firme koje nemaju održavanje, cena aresa je 250€+PDV,
dok je cena za firme sa održavanjem 150€ + pdv.
Kako bi arhivska knjiga ispravno funkcionisla potrebno je da imamo 4 šifarnika:
- Šifarnik registracionog materijala
- Šifarnik roka trajanja registracionog materijala
- Šifarnik ormana
- Šifarnik nivoa u ormanima
U šifarnik registracionog materijala dodajemo tip registracionog materijala (veliki registrator, mali registrator, fascikla, kutija itd).
U šifarnik roka trajanja registracionog materijala je neophodno definisati rokove trajanja registracionog materijala (1 godina, 2 godine, 5 godina, 10 godina itd...).
Šifarnik ormana i nivoa u ormanima predstavlja šifarnik lokacija gde se arhivirana dokumenta smeštaju.
Priprema za arhiviranje se vrši prilikom popunjavanja svakog registratora.
Kada je registrator fizički popunjen, on se arhivira i dodeljuje mu se arhivski broj.
Klikom na taster „unesi“ kreira se registrator koji je spreman za arhiviranje.
Svaki registrator dobija svoju numeraciju.
U gornjem delu panela se vide svi registratori gde se vidi koja dokumenta se nalaze u kom registratoru i da li je dokument arhiviran ili nije.
Klikom na taster „Ispis“ se može odštampati ispis sadržaja svakog registratora.
